ADMINISTRASI PERKANTORAN : Pengertian, Tujuan, Karakteristik (Lengkap)

Administrasi Perkantoran – Apa yang dimaksud dengan adminstrasi perkantoran? Selama ini masih banyak yang belum paham mengenai apa itu administrasi perkantoran. Administrasi perkantoran yaitu serangkaian aktivitas rutin di dalam sebuah organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organsasi tersebut dengan baik dan secara sistematik.

Secara etimologi bahwa kata administrasi berasal dari bahasa latin yaitu ad yang artinya yaitu intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia memiliki arti membantu, melayani dan juga memenuhi.

Definisi Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Definisi administrasi perkantoran dalam arti sempit yaitu semua kegiatan teknis dan memiliki peranan pokok dalam kegiatan operatif, menyajikan sebuah laporan pada direksi dan berperan dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif.

Sedangkan definisi administrasi perkantoran dalam arti luas yaitu merupakan suatu aktivitas perencanaan, mengarahkan, mengorganisir, menyelenggarakan dan mengawasi sebagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup kantor dan tata usaha secara tertib.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Agar lebih paham mengenai arti administrasi perkantoran, maka kita dapat merujuk pada arti administrasi perkantoran menurut pendapat beberapa ahli. Berikut ini beberapa definisi administrasi perkantoran menurut para ahli:

1. George Terry

Menurut Geore Terry, administrasi perkantoran yaitu suatu perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian suatu pekerjaan pada sebuah perkantoran serta dapat menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar semua tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

2. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell, administrasi perkantoran merupakan turunan suatu ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan seni menajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.

3. Arther Granger

Menurut Arthur Granger, administrasi perkantoran yaitu berfungsi untuk melakukan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.

4. William Spriegell dan Ernest Daview

Menurut William dan Ernest Daview, administrasi perkantoran merupakan pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti, transportasi, produksi, pengelolaan gudang, marketing dan manufacturing.

5. Suparjati

Menurut Suparjati, adminsitrasi perkantoran yaitu suatu proses kerja sama dalam ruang lingkup kantor untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati dengan melakukan fungsi manajemen.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Seperti yang telah disebutkan pengertian administrasi perkantoran di atas, secara umum tujuan dari proses sistem manajemen perkantoran adalah agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien serta dapat memenuhi syarat dari sisi teknis, skonomi dan juga psikologi.

  • Teknis yaitu memiliki manfaat dan daya guna.
  • Ekonomis yaitu harganya pantas dan sesuai dengan yang seharusnya.
  • Psikologi yaitu dapat memberikan kepuasan.

Berikut ini beberapa tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:

  1. Untuk menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak- pihak yang membutuhkan informasi untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
  2. Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan yang berkaitan dengan manajemen.
  3. Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan kantor dan administrasi aga dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tepat waktu dan sesuai dengan prosedur yang telah disepakati.
  4. Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja agar dapat mengindentifikasi masalah dan penyebabnya dan berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
  5. Memberikan suatu perintah dan pelatihan terhadap karyawan atau pegawai kantor.
  6. Melakukan proses perekrutan karyawan kantor sesuai dengan bidangnya, mulai dari wawancara dan memilih calon pegawai yang tepat untuk kantor tersebut.
  7. Melakukan verifikasi, pemantauan serta evaluasi kerja dengan membuat laporan kerja secara terperinci terkait dengan kegiatan produksi, pengiriman dan sistem penggajian.
  8. Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosuder kerja dan kebijakan perusahaan terhadap para pegawai atau karyawan.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran memiliki beberapa perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Faktor pembeda tersebut terletak mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja yang digunakan sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya, berikut ini beberapa karakteristik perkantoran yang perlu Anda ketahui:

1. Bersifat pelayanan (service) pada semua pihak

Dalam hal ini bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan pada pelayanan dan support dalam sebuah perusahaan atau organisasi.

2. Merembes dan dilakukan oleh semua pihak

Pekerjaan kantor berdampak pada unit- unit lain yang selalu hadir dan dilaksanakan pada setiap organisasi atau perusahaan.

3. Hasil akhirnya beripa informasi

Informasi merupakan keterangan- keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan untuk pihak tertentu. Pihak- pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain yaitu pemegang saham, pimpinan, pemerintah, masyarakat dan karyawan organisasi dan lain sebagainya.

4. Bersifat memudahkan

Pekerjaan kantor merupakan sebuah alat katalisator yang memiliki bermacam- macam kegiatan yang dilakukan dari setiap perusahaan yang dipersatukan.

5. Dilakukan oleh semua pihak

Pekerjaan kantor tidak selalu hanya dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dapat dikerjakan pada tiap bagian perusahaan.

6. Bersifat pengetikan dan perhitungan

Susunan pekerjaan dalam sebuah kantor lebih banyak terdiri dari pekerjaan mengetik.

Unsur Unsur Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Dalam suatu perkantoran memiliki unsur- unsur administrasi perkantoran antara lain sebagai berikut:

  • Sebuah organisasi yaitu bertujuan untuk menyusun dan mengelompokkan kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah atau kelompok untuk mencapai tujuan tertentu.
  • Manajemen berfungsi untuk untuk merencanakan, mengorganisasikan, membimbing, membina, menggerakkan dan mengawasi sekolompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan agar tercapai dengan baik.
  • Komunikasi merupakan suatu kegiatan untuk menyapaikan sebuah berita, pemberian ide dan gagasan dari seseorang ke orang lain yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun non formal.
  • Personalia merupakan suatu kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja dalam sebuah perusahaan.
  • Keuangan merupakan kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang mempertanggungjawabkan dana yang dipergunakan.
  • Perbekalan merupakan suatu kegiatan untuk merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja.
  • Humas merupakan suatu kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap lingkungan disekitar perusahaan.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Seorang administrator akan bertanggunjawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai, pengawasan pegawai, serta melakukan pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau untuk perbaikan peralatan kantor yang sudah tersedia. Ada beberapa ruang lingkup administrasi perkantoran, antara lain:

1. Aktivitas Kantor

Beberapa aktivitas kantor yang termasuk ke dalam ruang lingkup administrasi perkantoran sebagai berikut:

  • Perencanaan perkantoran (Office planning)
  • Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
  • Pengarahan perkantoran (office actuating)
  • Pengawasan perkantoran (office controlling)

2. Sarana/ Fasilitas Perkantoran

Beberapa sarana atau fasilitas kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran sebagai berikut:

  • Lokasi kantor
  • Gedung
  • Interior
  • Peralatan
  • Mesin- mesin kantor yang disediakan

Fungsi Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Secara umum ada beberapa fungsi administrasi perkantoran yang berkaitan dengan operasional sebuah organisasi. Beberapa fungsi administrasi perkantoran sebagai berikut:

1. Fungsi Rutin

Fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal dalam mencangkup persiapan dan penggandaan yang harus dilakukan secara efektif.

2. Fungsi Teknis

Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang memerlukan suatu pendapat, keputusan dan ketrampilan kantor yang mumpuni.

3. Fungsi Analisis

Fungsi administrasi yang memerlukan cara berfikir kritis, kreatif dan inovatif serta kemampuan dalam memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.

4. Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal memerlukan fungsi administrasi yang membutuhkan sebuah analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta ketrampilan dan berkomunikasi dengan orang lain.

5. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial merupakan funsi administrasi yang memerlukan perencanaan yang matang, pengorganisasian, pengukuran dan pemberian motivasi.

Prinsip Prinsip Admintrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Didalam sebuah organisasi atau perkantoran, ada beberapa prinsip- prinsip perkantoran antara lain sebagi berikut:

1. Prinsip Tujuan

Tujuan dalam organisasi perkantoran atau kelompok fungsi di dalam organisasi perkantoran harus dirumuskan dan dimengerti oleh setiap individu dalam sebuah organisasi tersebut. Denga tujuan yang dapat dipahami akan berubah menjadi suatu motivasi untuk pencapaian dalam keberhasilan sebuah usaha yang dijalankan.

2. Prinsip Kesatuan Fungsi

Dalam setiap organisasi perkantoran terdiri dari sejumlah fungsi yang harus bekerjasama  dengan baik untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran tersebut.

3. Prinsip Hubungan Individual

Dalam sebuah organisasi perkantoran yanglebih efektif yaitu terbentuk atas pribadi- pribadi yang berkompeten dan memiliki motivasi yang tinggi dalam melakukan pekerjaan.

4. Prinsip Kesedrhanaan

Dalam sebuah organisasi perkantoran yang efektif dalam bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi hubungan yang baik dan jelas.

5. Prinsip Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab

Setiap orang dalam sebuah organisasi perkantoran harus diberikan wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehigga ia dapat bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

6. Prinsip Laporan kepada Atasan Tunggal

Di setiap personal dalam sebuah perkantoran, seharusnya mengetahui dengan jelas kepada siapa dia harus melapor, oleh karena itu setiap petugas dalam sebuah organisasi harus menerima perintah dari atasan dan hanya bertanggung jawab kepada satu atasan.

Kegiatan Administrasi Kantor

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Di masyarakat luas pekerjaan kantor sering disebut juga dengan tatausaha. Tatausaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian suatu aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, menggandakan, dan menyimpan keterangan- keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.

Jadi tatausaha pada intinya adalah suatu tugas pelayanan disekitar keterangan- keterangan yang diperlukan dan berwujud suatu perbuatan. Berikut ini beberapa wujud pola perbuatan dalam sebuah tatausaha atau administrasi perkantoran antara lain:

1. Menghimpun

Menghimpun merupakan kegiatan- kegiatan untuk mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan segala keterangan yang tadinya tidak ada dan berserakan dimana- mana, sehingga tersusun dengan rapid an siap untuk digunakan bila mana diperlukan sewaktu- waktu.

2. Mencatat

Mencatat merupakan suatu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis untuk membuat keterangan- keterangan yang diperlukan sehingga menjadi sebuah tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

3. Mengolah

Mengolah merupakan macam- macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan- keterangan dengan tujuan untuk menyajikankannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan

Menggandakan merupakan suatu kegiatan untuk memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak dengan jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim

Mengirim merupakan suatu kegiatan untuk menyampaikan dengan berbagai cara dari satu pihak ke pihak yang lainnya.

6. Menyimpan

Menyimpan merupakan suatu kegiatan untuk menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam sebuah kegiatan- kegiatan menurut Menurut William Liffingwell dan Edwin Robinson, sebagai berikut:

  1. Untuk menerima pesanan- pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya melalui kapal.
  2. Dalam bidang surat menyurat, mengetik dan mendikte.
  3. Untuk pembuatan rekening.
  4. Digunakan untuk menyimpan warkat.
  5. Menyampaikan hutang dan untuk mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
  6. Untuk mengurus, membagi dan mengirimkan melalui surat pos.
  7. Melakukan aktivitas untuk untuk macam- macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu atau pekerjaan pesuruh.
  8. Untuk melakukan tugas- tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus dan pekerjaan yang yang sudah dianggap tidak perlu.
  9. Untuk membuat warkat- warkat dan mencatat data yang diinginkan.
  10. Untuk melakukan pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan sebuah alamat.

Analisis Sebuah Pekerjaan Kantor

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Analisis sebuah pekerjaan kantor (job analisis) merupakan suatu kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan begitu, maka kegiatan perencanaan sumber daya manusia (SDM) tidak terlepas dari analisis jabatan.

Analisis jabatan atau sering disebut dengan analisis pekerjaan merupakan suatu kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap pekerjaan atau jabatan, sehingga dengan demikian dapat memberikan gambaran tentang spesifikasi suatu jabatan tertentu.

Analisis pekerjaan kantor secara sistematik meliputi kegiatan- kegiatan untuk mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan atau jabatan yang ada di kantor tersebut. Informasi yang dikumpulkan yaitu melalui analisis jabatan yang berperan penting dalam sebuah perencanaan SDM karena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan juga lingkungan kerja.

Jenis Jenis Pekerjaan Kantor

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

1. Tradisisonal

Informasi yang dikumpulkan hanya mencangkup tanggung jawab, kwajiban dan kualifikasi untuk menjalankan pekerjaan dalam suatu jabatan tertentu. Hal ini tidak dapat digunakan sebagai deskripsi pekerjaan karena tidak memiliki rincian standar kinerja yang diharapkan.

2. Berorientasi hasil

Mencakup suatu harapan organisasi terhadap pegawai atau karyawan kantor. Selain itu juga mencangkup keterkaitan antara tugas, kecakapan, standar kinerja, dan kualifikasi minimal.

Sasaran Analisis Pekerjaan Kantor

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran
  • Untuk menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal.
  • Untuk memastikan agar perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama.
  • Untuk membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing- masing pekerja.
  • Untuk menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan dalam membuat keputusan untuk para pekerja.
  • Menyendiakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala suatu organisasi tersebut dalam kondisi “fit” atau dalam kondisi “istirahat”.
  • Sebagai dasar dalam menetapkan program dan pola pengembangan karier bagi seorang karyawan perusahaan.
  • Sebagai cara untuk menyampaikan pada masing- masing pekerja dengan potensi apa yang diharapkan oleh perusahaan, kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang dapat memuaskan pekerjaan.

Manfaat dan Analisis untuk Pekerjaan Kantor

Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Beberapa suatu kegiatan organisasi akan berjalan dengan baik dan memberikan hasil yang baik, apabila dalam menjalankan selalu berlandaskas dan berpedoman dengan pada analisis jabata. Menurut Nutisemito (1992), analisis jabatan tersebut memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:

  • Sebagai landasan yang berguna untuk melakukan suatu mutasi.
  • sebagai landasan yang berguna untuk melakukan suatu promosi.
  • Sebagai landasan yang bertujuan untuk melaksanakan pelatihan atau training.
  • Sebagai landasan yang bertujuan untuk melakukan kompetensi.
  • Sebagai landasan yang bertujuan untuk melakukan syarat lingkungan kerja.
  • Sebagai landasan dalam pemenuhan kebutuhan peralatan kantor.

Beberapa penjelasan di atas mengenai pengertian administrasi perkantoran, definisi, ciri- ciri, tujuan, prinsip- prinsip dan juga ditampilkan contoh analisis adminstrasi perkantoran. Semoga dengan informasi di atas, dapat menambahkan wawasan dan berguna bagi perusahan.

Boleh copy paste, tapi jangan lupa cantumkan sumber. Terimakasih

Administrasi Perkantoran